Le novità della mediazione telematica
Pubblicazione sul portale CFNEWS.IT dell’avv. Manuela Zanussi, avvocato del foro di Pordenone e responsabile dell’Organismo Di Mediazione Forense dell’Ordine degli Avvocati di Pordenone
La mediazione telematica: le principali novità della riforma Cartabia
Telematizzare il procedimento civile giudiziale, ma anche la giustizia complementare: la Riforma Cartabia ha regolamentato e indirettamente favorito e spinto la digitalizzazione (anche) in mediazione. Con l’avvento del D. Lgs. 149/2022 viene introdotta una specifica norma di nuovo conio, inserita ex novo nel corpo del novellato D. Lgs. 28/2010, l’art. 8 bis, rubricato “la mediazione telematica”: in ben 5 commi disciplina forme, modalità e nuovi obblighi di svolgimento della mediazione in modalità telematica. tale norma è già effettiva e vigente dal 28.2.2023, a seguito dell’anticipazione dell’entrata in vigore della riforma di cui alla Legge 197 del 29.12.2022.
In sintesi le principali novità:
- la richiesta di svolgimento in modalità telematica basta provenga da una delle parti, senza che vi sia la necessità del previo consenso delle altre (e, anzi, anche qualora una vi dissenta) (art. 8 bis comma 2: “ciascuna parte può chiedere al responsabile dell’organismo di mediazione di partecipare da remoto o in presenza”);
- i documenti devono essere redatti nel rispetto del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e trasmessi a mezzo PEC o altro servizio di recapito certificato (art. 8 bis comma 1);
- a conclusione della procedura il mediatore forma un unico documento informatico nativo digitale contenente verbale e l’accordo (art. 8 bis comma 3: “a conclusione della mediazione il mediatore forma un unico documento informatico, in formato nativo digitale, contenente il verbale e l’eventuale accordo”);
- tutte le parti che partecipano alla mediazione in modalità telematica (le parti, gli avvocati ma anche il CTM o l’eventuale delegato della parte impossibilitata a partecipare) e che sottoscrivono il verbale devono essere dotate di dispositivi di firme digitali (art. 8 bis comma 3: “a conclusione della mediazione il mediatore forma un unico documento informatico […] e lo invia alle parti per la sottoscrizione mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata […] ed è inviato anche agli avvocati che lo sottoscrivono con le stesse modalità…);
- dopo le parti e gli avvocati, ultimo a firmare il documento è il mediatore che poi trasmette il documento alla segreteria dell’Organismo, su cui grava l’obbligo di conservazione dei documenti per almeno 3 anni (art. 8 bis comma 5 e art. 11 comma 6).
Questioni aperte e prospettive future
Letto il dictum normativo, diversi punti rimangono tuttavia aperti e discussi, soprattutto rispetto a diverse consolidate prassi che negli ultimi anni si erano diffuse tra i mediatori in tutto il territorio nazionale.
- in primis, lo svolgimento delle mediazioni c.d. miste (con alcune parti in presenza ed altre collegate da remoto): inizialmente alla luce dei commi 3 e 4 dell’art. 8 bis si era persino dubitato della possibilità di tale svolgimento, per poi affermarsi ora che l’incontro possa certamente svolgersi anche in modalità mista, ma il verbale conclusivo del medesimo non potrà più essere firmato in “modalità mista” (con la parte presente all’Organismo che firmava di pugno in documento analogico poi scansito e la parte collegata da remoto che riceveva l’atto scansito e lo firmava in digitale) e ora invero tutti dovranno firmare con firma digitale.
Si verifica dunque di fatto un’attrazione della modalità di svolgimento della procedura in telematica quando anche una sola delle parti chieda lo svolgimento in tale modalità (indifferentemente se sia l’istante o il chiamato), ovvero unicamente consentendosi in alternativa che il procedimento debba svolgersi in presenza con modalità di sottoscrizione di pugno cartacea, tertium non datur. - In secondo luogo, letti gli articoli 8 bis comma 3 e l’art. 11 commi 4 e 5, parimenti divergente dalla prassi è l’inserimento del riferimento legislativo alla necessità di redigere il verbale di incontro e l’accordo conclusivo della mediazione come documento unico.
Sovente, invece, avveniva nella pratica che si redigessero due documenti separati, uno era il verbale dell’incontro sottoscritto da tutte le parti presenti e uno era invece l’accordo contenuto in un documento separato sottoscritto solo dalle parti e dagli avvocati per certificazione di conformità.
Sembrerebbe dunque emergere dal nuovo testo normativo l’obbligatorietà di ritrascrivere nel verbale conclusivo tutte le clausole dell’accordo non potendosi allegare al verbale dei files frutto di scansione da analogico.
Più dubbia e anzi parrebbe dal testo esclusa la possibilità introdurre nel verbale di accordo allegazioni tecniche, come ad esempio perizie, planimetrie e mappe che ne debbano costituire parte integrante; esse potrebbero anche essere tecnicamente “unite” al documento finale, ma il testo della Riforma Cartabia esigerebbe che il documento sia unico e “nativo digitale”.
- Infine mentre nel passato venivano redatti e sottoscritti da tutte le parti presenti tutti i verbali di incontro, condiviso da molti primi commentatori è che il formalismo della firma digitale debba applicarsi al solo verbale iniziale e a quello finale non agli eventuali verbali intermedi o di rinvio.
Va osservato che mancano espresse previsioni sanzionatorie di eventuali difformità dal testo di legge, che dunque pare non possano configurare nullità o invalidità del medesimo verbale di accordo.
Quanto meno in questa prima fase di attuazione e salvo evoluzioni, anche giurisprudenziali, sul punto, si ritiene prudente suggerire l’adozione di una linea aderente al testo vigente, che consenta di evitare di far correre alle parti alcuni ipotetici rischi, ovvero ad esempio la perdita di benefici fiscali o di esecutività dell’accordo.
La forte spinta del PNRR verso la telematizzazione in mediazione ha dunque imposto l’acquisizione di nuove competenze non solo alle parti, ma anche agli avvocati e ai mediatori, tutti questi ultimi essendo chiamati a cogliere la sfida quale una nuova opportunità, che parimenti impone una solida formazione e un costante aggiornamento e confronto di un sistema di mediazione italiano che appare uno tra i più studiati ed apprezzati al mondo.
